Cómo llevar una agenda en condiciones (1): lo básico

Valga la redundancia, ser un buen gestor de tiempo es uno de los grandes activos en la sociedad de la falta de tiempo. Saber priorizar, un buen cálculo de lo que lleva hacer cada cosa, el correcto encadenado de tareas para no desperdiciar minutos en medio o la lucha eficaz contra el estrés o los llamados “ladrones de tiempo” son algunos de los grandes puntos a la hora de hablar de un buen gestor. Uno de los más fácilmente trabajables es la utilización de una agenda.

Para no atiborrar de información, dividiré este post en dos para enseñaros mi método personal de agenda, que recomiendo especialmente a aquellos con libertad de confeccionar su horario.

agenda

Definición de agenda

En gestión de tiempo, la agenda es un instrumento de organización y planificación para la correcta ejecución de una tarea en un plazo determinado.

La agenda puede abarcar desde horas a años, siendo muy importante la adecuación de su temporalidad a la eficacia. Es decir, si intentamos aprobar un curso universitario, difícilmente será útil confeccionarla con una división por meses, cuando dentro de un mismo habrá que realizar multitud de tareas.

Elección de actividades y presupuesto de tiempo

El primer paso debe ser, siempre, la elección de las actividades a incluir y el tiempo estimado de cada una.

A la hora de elegir qué acciones vamos a poner en nuestra agenda, lo principal es que sean lo más concretas posibles.

Por ejemplo, si cada semana tenemos que atender a doña María, a don Pepe y a don Juan, no será tan interesante poner en la agenda “reunión con cliente” como puede serlo “reunión con María”, “reunión con Pepe” y “reunión con Juan”. Si tenemos examen de Matemáticas el jueves y de Estadística y Gestión el viernes, nos interesa mucho más “Estudiar mates”, “Estudiar Estadística” y “Estudiar Gestión” que “Estudiar”.

Cuanto más acotemos la función, más fácil será que la realicemos. En posteriores apéndices ya nos encargaremos de dar soluciones a los posibles imprevistos.

Una vez tenemos la función clara, hay que intentar fijar lo más posible su duración. Esto ya entra más en otros episodios de gestión del tiempo, pero la facilidad es más alta cuando la actividad tiene de por sí un tiempo fijado (ver capítulo de Black Mirror dura 50 minutos) o se trata de un proyecto sin límite de tiempo, .

No hablamos tanto de lo que nos va a llevar en la totalidad de programación como lo que nos va a llevar por horario. Si nuestra agenda es semanal, el ejemplo de los clientes es fácil: una reunión con cada uno por semana es una actividad o cuadradito por semana. Sin embargo, en el ejemplo de los exámenes, aunque uno puede llevarnos 6 horas de estudio, seguramente no vayamos a hacerlas seguidas, con lo que nos interesa más decir que cada examen nos llevan 3 actividades de dos horas en una semana.

cuadro 6

En el presupuesto de tiempo es interesante contar también con el tiempo que lleva el cambio de actividad (poner el capítulo y meterse en la siguiente actividad cuando acaba) o actividades de cortísima duración que no se ponen en la agenda, pero se saben seguras, como atender una llamada de información de un cliente por hora, por ejemplo.

Construcción del cuadro

Una vez tenemos claro el tiempo que vamos a dedicar a cada actividad, es necesario priorizarlas y fijar si hay alguna prescindible. Según las bases de la gestión del tiempo, la prioridad se debe marcar a partir de los de mayor importancia y urgencia a los que menos.

En el caso anterior, por ejemplo, se entienden como actividades intocables las reuniones y los dos exámenes. Estudiar suficientes horas las 3 asignaturas es importante. Ver Black Mirror y las horas libres sería algo prescindible.

A partir de ahí se pasaría a elaborar el cuadro, horario, agenda o cronograma, según más convenga llamarlo.

Mi consejo es, de nuevo, que los periodos no sean muy largos. Cuanto más breve, más preciso, aunque más probabilidad de imprevistos.

El seguramente más usable es el que yo llamo semanal, por reflejar una semana, aunque realmente tiene forma de horario. Muy típico de los de clases en nuestra época de estudiantes, para nuestro ejemplo con las reuniones, los exámenes y la serie es perfecto. Si por ejemplo hablamos de actividades en las que durante un día hacemos siempre lo mismo, tal vez otros modelos como el mensual (por días y semanas) sean mejores. En caso de labores estratégicas, cada cuadradito podría ser un mes perfectamente.

En mi opinión, lo importante es que tratemos de que cada actividad se corresponda con un cuadrado. En el momento en que empecemos a meter varias en el mismo recuadro, comenzarán los problemas de eficacia. Compensa mucho más partir los horarios en otros más pequeños.

cuadro 7

En la agenda superior podemos ver cómo para no juntar las reuniones de Pepe y María en el mismo recuadro se ha dividido el horario en 4 periodos de tiempo en lugar de los tres iniciales (8/10, 10/12 y 12.15/14.15). Esto es clave, porque de producirse la reunión con María, pero no con Pepe, el método de comprobación de resultados clave para la eficacia del método que veremos en el próximo post se volvería ineficiente.

Si dos actividades idénticas se producen seguidas sin interrupción de por medio es posible combinar celdas como arriba se ha hecho, pero esto también habrá de ser tenido en cuenta a la hora de cuantificar el resultado. Yo no lo recomiendo.

¿Y si no hay espacio para hacer todo?

Es un caso demasiado frecuente y para ello, la clave está en el buen presupuesto de tiempos y la buena priorización de la que hablamos arriba.

Si bien es cierto que las actividades suelen llevarnos un poco más de lo que pensamos siempre, si le damos demasiado tiempo a una y desaprovechamos el sobrante nos encontraremos con lagunas de efectividad, que en casos de falta de tiempo nos acabarán matando. Si lo que realmente pasa es que no hay tiempo material (espacios libres), hay que tirar o bien de ampliación de horario —lo cual a veces no puede ser— o de priorización, restando horas a las labores menos acuciantes.

En el ejemplo y si hablamos de establecer prioridades a la hora de hacer el horario, la obligatoria reunión semanal con los tres clientes y los exámenes serían intocables por importancia. La reducción de horas de estudio de alguno de los exámenes sería la segunda opción, ya que lo primero en caer sería Black Mirror, considerada falta de urgencia e importancia para el modelo. De hecho, como veremos en el siguiente post (en un par de días), no conviene incluir el ocio que no consideremos obligado en este tipo de plannings: el día, en principio, tiene más horas que las del horario.

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En el siguiente post, el funcionamiento de mi método de agenda.

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Un comentario en “Cómo llevar una agenda en condiciones (1): lo básico

  1. Pingback: Cómo llevar una agenda en condiciones (2): la valoración y el método del ultrasemáforo | oscargonzalezsoto

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