Cómo llevar una agenda en condiciones (2): la valoración y el método del ultrasemáforo

En el último post hablamos de lo básico de utilizar una agenda para liderar una buena gestión del tiempo, así como construimos un modelo básico de planificación a través de un horario.

Sin embargo, lo más importante de hacer una agenda de actividad no es el tener una guía de los pasos a seguir, sino la eficacia que supone su cumplimiento. De poco nos vale tener un horario o planning si no se llevan a cabo sus fases o no podemos valorar los resultados. En el desenlace de Cómo llevar una agenda en condiciones os explicaré el funcionamiento del conocido método del semáforo, así como mi propia revisión del método para darle más eficacia: el ultrasemáforo.

El método del semáforo

semáforo sonrisas

Una de las técnicas más utilizadas para valorar el cumplimiento de la programación es el visual método del semáforo.

Apenas dos días después de entrar a trabajar hace unos meses me llevé una curiosa sorpresa al ver que, en cuanto a comunicación, utilizaban ese sistema: apenas había pasado mes y medio desde que yo me había confeccionado una agenda a partir del ideado en una especie de ampliación de él.

El método del semáforo es tan sencillo como que cuando se realiza una revisión a partir del cumplimiento de los periodos fijados para la realización de una actividad se le ponga un color según el grado de consecución de la tarea. Si se ha hecho, el verde; si no, el rojo; y si más o menos, el naranja o amarillo (el ambar), que pasará a verde o rojo si se completa con cierta prontitud o no.

Véamoslo en el ejemplo de antes:

cuadro 1

Como podemos ver, ha hecho todo menos ver Black Mirror y reunirse con Juan y María. Parece ser que en el caso de la reunión con Juan, algo ha surgido que le ha impedido ir, mientras que en la de María seguramente ha ido pero ella no estaba, con lo cual queda pendiente que ella le diga que no pudo o lo acuse de no presentarse para saber si pasa a verde o rojo.

El método —insisto, muy extendido y manejable— es simple y cómodo, pero cuando yo llegué a estas alturas elaborándome mi agenda, este nivel no me pareció más que un paso intermedio hacia el sistema de verdad. Dado el parecido, lo he venido a bautizar hace unos diez minutos como el método del “ultrasemáforo”, por ir más allá de este.

Método del ultrasemáforo

Imaginemos que el lunes de nuestro ejemplo, por alguna razón, no podemos estudiar Estadística y nos ponemos a hacerlo con Gestión, dejando la otra asignatura para el espacio de esta misma. Según la teoría del cronograma, habríamos incumplido ambas, quedando en rojo. “No, es que las hemos intercambiado”. Así pues, empezarían los movimientos y las chapuzas en el horario: que si cambiamos este por este, que si este era media hora más, bueno, qué le vamos a hacer, habrá que ponerlo en verde, y demás.

No. Os estáis cargando el método. No lo hagáis.

cuadro 2

El método del ultrasemáforo incorpora dos recursos más: el asterisco y los colores azul y fucsia.

Y aquí paso a hacer copia y pega de las notas que me hice cuando lo monté el año pasado:

  • “En caso de que se cumpla, el cuadrado se teñirá de verde.
  • En caso de que hagamos el vago y no se haya hecho ese trabajo, se teñirá de rojo.
  • Si alguno rojo lo arreglamos en un espacio vacío, como la tarde o la noche, lo dejamos en azul para hacerlo ver como arreglado, y el de la tarde se pone en verde. De poner los dos en este color, habría doble contabilización a la hora de valorar.
  • En caso de que hagamos alguna actividad correspondiente a un momento posterior del planning en el tiempo asignado a otra, lo dejaremos en naranja y sustituiremos la planificación del evento posterior por aquella a la que le hemos robado tiempo, escribiéndolo después de la planificación original en el cuadrado (asterisco) y nunca borrando la original. En caso de que al llegar ese momento, no se haga la actividad que toca, sino otra útil, ese cuadrado irá a naranja también, indicando que vale, pero que no se siguió el plan; si se hace la nueva programada, tanto el anterior como esta irán a verde; si no se hace nada, el primero permanecerá naranja y el no hecho pasará a rojo, como de costumbre.
  • Festivos en fucsia.”

Veámoslo con el ejemplo, algo simplificado para que se vea claro:

cuadro 3

  • El lunes a primera hora se estudió Estadística, así que a verde.
  • El lunes a media mañana no se hizo nada útil, cuando había que reunirse con Pepe, así que a rojo.
  • El martes había que estudiar estadística, pero se estudió Mates, así que se puso debajo con el asterisco y también con él se sustituyó un cuadro de Mates por uno de Estadística, en este caso el miércoles, permaneciendo en naranja el del martes.
  • El miércoles no se hizo nada, en vez de estudiar Estadística. A rojo, y el del martes se queda en naranja.
  • El jueves había que estudiar Gestión a primera hora, pero no se hizo, sino a la tarde, en lo que era un espacio en blanco. El horario en el que se realizó, en este caso por la tarde, va a verde. El horario previo se queda en azul, para evitar doble contabilización.
  • El viernes se hizo lo del sábado, poniéndolo debajo y dejándolo en naranja. El sábado se hizo lo del viernes, poniéndolo debajo. Hechas las dos cosas, pasan ambos a verde.
  • En cuanto a cosas sin prioridad o importancia, como dormir el lunes por la mañana, se dejan en blanco, ya que no es una actividad que interese dentro del horario. Realmente, es una hora libre más, no tiene sentido ponerle nada. Caso similar es el de Black Mirror si no tiene importancia o hay prisa por ver el capítulo.

Medir los resultados

Una de las claves del funcionamiento de la agenda. Se siga el método que se siga, de poco vale si no se puede observar si funciona.

Podemos fijar más o menos el grado de éxito a partir de decir el número de cuadraditos en verde necesarios para obtener el éxito según nuestra exigencia.

cuadro 5

Un horario como el de arriba es tremendamente exigente. Apenas hay espacios libres, y ni siquiera podemos tirar de horarios secundarios como la tarde o el sábado para regularnos.
cuadro 4
Este tipo de agendas es más susceptible de buscar que se cumpla la totalidad del cometido, ya que hay una barbaridad de huecos para utilizar si algo no se hace en su hueco.

Yo uso dos métodos básicos para medir el grado de cumplimiento, por número o por porcentaje, pero en ambos hay que contabilizar el total de actividades a realizar, los cuadrados ocupados. En el inmediatamente superior, por ejemplo, hay 7 huecos ocupados.

Mediante el método de por número, se puede fijar el éxito, por ejemplo, en el conseguir dejar en verde 6 de 7. Mediante el método por porcentaje, pongamos que queramos el 85 por ciento, pues número total por 0,85 y estamos en los mismo.

Una vez ya expertos, podemos meter un grado máximo en las actividades de cumplimiento obligado y menor en las otras. No conviene utilizar las obligadas para facilitar la consecución del objetivo. Por ejemplo, si de las anteriores 7, 5 son obligatorias y las íbamos a cumplir sin agenda, de poco nos vale poner como objetivo un 5 de 7.

De lo que se trata es de que, conforme lo vayamos aplicando, cumplamos lo previsto y mejoremos si hay margen.

5 últimos consejos:

  1. Intentar que en el planning aparezcan los menores huecos blancos que no se puedan utilizar. Por ejemplo, en el anterior post veíamos que aparecían cosas como “Examen de Mates” en el horario. Como acabamos de decir, no es interesante que las cosas de obligado cumplimiento aparezcan, porque genera sensación de estar haciendo las cosas bien, cuando la agenda se utiliza precisamente para el realizar más cosas de las que en muchos casos no se harían. No son nuestro objetivo. Pudiendo ser, este tipo de actividades no deberían aparecer en el horario y, en caso de hacerlo, es mejor no utilizar con ellas los colores, dejándolas en blanco o un color distinto como el gris para que no se contabilicen.
    Tampoco interesa considerar actividad aquello que hacemos en nuestro tiempo libre, sin obligación o plazos y con gusto: eso lo haremos sin necesidad de agenda en los periodos libres, como pueden ser los findes, la noche, las tardes o incluso la mañana, según la persona.
  1. Tratar de dejar algún espacio en blanco al confeccionarlo. Los imprevistos aparecen. Si, como en el ejemplo, uno puede tirar de zonas libres como la tarde para hacer cosas que en el horario básico no puede, sí puede ser interesante llenar este, pero si el horario es limitado (por ejemplo, solo poder estar 8 horas diarias en un sitio, como puede ser una oficina), compensa dejar un hueco libre para tener acceso a meter cosas que no hayamos podido hacer en el horario fijado. Si no hace falta tirar de él, se puede utilizar para avanzar en algo, lo cual nos puede dar un cuadrado verde más si lo utilizamos bien.
  2. No planificar periodos fuera de control. Si uno está en una época de inestabilidad, difícilmente se podrá organizar horario para meses. Cuanto más se repita el cronograma, mejor se adopta una rutina de desempeño, pero programar a un plazo que no controlamos no suele ser útil.
  3. No mover demasiadas actividades. Un día nos puede apetecer hacer más una que otra, sentirnos más capacitado o vernos obligados, pero estar moviendo de un lado para otro las tareas y poniendo asteriscos y más asteriscos para adaptarlo suele acabar en desastre. Hay que tratar de seguir el guion fijado.
  4. Ser ambiciosos y cumplidores con los criterios de medición. Si podemos aspirar al 9 de 10 de cumplimiento, no nos conformemos con un 7. Tratemos de no contar los naranjas: no son verdes por algo. Y tampoco nos excusemos cuando no lleguemos: una semana puede pasar, pero no todas.

__________________________________________

Y con esto llegamos al final de este episodio sobre la agenda. ¿Qué opinas del sistema?

Anuncios

Un comentario en “Cómo llevar una agenda en condiciones (2): la valoración y el método del ultrasemáforo

  1. Pingback: Cómo llevar una agenda en condiciones (1): lo básico | oscargonzalezsoto

Comenta

Introduce tus datos o haz clic en un icono para iniciar sesión:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Cerrar sesión / Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Cerrar sesión / Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Cerrar sesión / Cambiar )

Google+ photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google+. Cerrar sesión / Cambiar )

Conectando a %s