6 ideas clave para una jornada de conferencias perfecta

El pasado jueves estuve en Vigo representando a mi antigua entidad en una jornada sobre buenas prácticas web llevada adelante por la Fundación Barrié. Todo un ejercicio para conocer la realidad del tercer sector en el entorno digital. De hecho, lo considero como una de las mejores reuniones de este tipo a las que he asistido en los últimos años. ¿Por qué?

Hoy analizaremos, a partir de lo visto la pasada semana, qué elementos tiene que tener una buena jornada para ser un éxito.

osgonso barrie conecta

Desde aquí, gracias a quienes habéis hecho a nuestra exposición ser considerada la segunda mejor contada del día. Y gracias a también a Barrié y, por supuesto, al CDR O Viso por la oportunidad

Adecuación al público

Muchas veces, nos vemos invitados a jornadas que no se corresponden con los intereses de aquellos que escuchan. Una mala comunicación de lo que de verdad se va a dar, una mala selección de este contenido o un público asistente forzado o llegado de rebote suele generar un hastío en la audiencia altamente contagioso. Esto acaba por convertir el día tanto en un desperdicio de tiempo para quienes escuchan, como en una mala imagen de la entidad que la organiza.

En el caso del jueves, los contenidos tocaban temas con los que el público nos encontrábamos con frecuencia, de un modo u otro. También nos permitían ver diferentes enfoques o prácticas que podíamos llevar adelante. Esto hace que la atención se mantenga con mucha mayor facilidad y la sensación de utilidad a posteriori aumente de forma considerable.

Buenos ponentes

buenos ponentes

Muchas veces creemos que el mejor ponente es aquel que tiene más conocimientos del tema del que va a hablar. Lo que hace a alguien un buen ponente es, sin embargo, su capacidad de transmitir lo que va a contar a su audiencia.

Hablando de la formación ejemplo, los ponentes eran colegas de profesión, elemento que facilitaba la rápida identificación con la persona enfrente. Fuera de ello, por supuesto, necesitamos a gente que se nos haga cercana, no que intimide; gente que sienta lo que dice, en el caso de ayer, por hablar del trabajo que ellos mismos han hecho.

Cuando queremos una buena jornada y no una asistencia multitudinaria, necesitamos de ponentes que transmitan, y no ponentes que sepan.

Instalaciones y recursos técnicos adecuados

Muchas veces no son necesarios grandes espacios o veinte pantallas de proyección. Muchas veces solo es necesaria la inteligencia.

Las instalaciones de Fundación Barrié en Vigo son una maravilla por muchas cosas. Por ejemplo, el salón de actos puede ser usado como sala de exposiciones. Pero entonces, diréis algunos, ¿qué ocurre con los asientos? Una imagen vale más que mil palabras:

fundación barrie salón de actos sillas

Del techo de la sala penden una serie de cintas invisibles si no te fijas, de las cuales cuelgan las sillas cuando no son necesarias para el trabajo abajo. El espectáculo visual es asombroso. Cuando Fundación Barrié tiene confirmada una asistencia de 70 personas a través del clásico formulario de inscripción para participar en las jornadas, pone esas 70 sillas más algunas más abajo, las une con un enganche entre ellas para que no se muevan y hace que la sala se perciba bastante llena y la gente bastante más cerca, evitando tener desperdigados y con complejo de isla indonesia a los asistentes. Yo solo puedo aplaudir.

Obviamente, no todos podemos tener sillas colgadas de nuestro techo, pero si sabes que van a acudir 15 personas para un sitio de 50, consigue que vayan hacia las primeras filas, incapacita las últimas de algún modo (o elige otra sala si la tienes, claro). Si vas a hacer escribir a la gente, hacer trabajo de grupo, dale unas salas con mesas, con asientos que se puedan mover. Sé inteligente en cuanto al espacio.

Las proyecciones y presentaciones. Si tienes 10 ponentes y cada uno trae su propio pen para introducir en el ordenador, como en las relaciones o en el banco, de tanto meter y sacar, se pierde el interés. Sé como Greta Fábregas, una de las grandes artífices de la ponencia de ayer: une todas las exposiciones en un único documento y olvídate de la tontería de andar ventana para aquí y ventana para allá, haciendo que el público saque el móvil, resople o dude de si ir al baño ya o en la siguiente interrupción prescindible.

Pasar diapositivas. ¿Cuánto cuesta tener un lapicito de estos que hace ir hacia adelante y atrás las transparencias? Cuatro duros, y te evitas el tener a alguien en tensión sobre cuando darle al ‘Av Pág’.

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Aunque se palpe la tensión en el público cuando uno recibe el mando

Por último, ¿a cuánto sale darle a cada asistente un guion y folios? Si solo vas a hacer una jornada en tu vida, incluso se lo puedes dar sueltos, pero si lo haces con cierta periodicidad, ofrecer una carpetita de cartón o plástico cutre y un boli está poco menos que regalado y es más que suficiente para dar una imagen.

Planificación inteligente del horario

Este tipo de formaciones o series de ponencias suelen duran muchas horas. Si bien en tiempo de exposición se quedan en torno a 6, el desplazamiento, la comida y los tiempos muertos suelen llevar su duración a la sensación de un día, lo cual vuelve su estructuración un punto crítico a la hora de ser un éxito.

La estructura de la jornada del jueves es el perfecto ejemplo de cómo realizar una buena programación.

18 entidades tenían que exponer la buena práctica llevada a cabo en sus redes, así que se distribuyeron por las similares y se dividieron en bloques. Posteriormente, se confeccionó una línea lógica de proceso: en primer lugar, las prácticas centradas en los procesos previos o facilitadores de las iniciativas; a continuación, las enfocadas a las propias iniciativas, cerrando con las de control y medida de resultados. Una vez la idea está y tiene sentido, la anunciamos en la presentación inicial incorporando a la receta una imagen simple pero eficaz: verlo como un camino. Es más, un camino con curvas, “que son los divertidos”. Storytelling que ponemos a la vista de todos, en este caso, en una pantalla junto a la principal o, por ejemplo, en la carpeta del material.

osgonso barrié cdr o viso

A lo largo de la mañana, la gente sabemos perfectamente por qué estamos escuchando cada ponencia: tenemos una orientación. Y simplemente se ha aplicado la lógica y la visualidad.

Fuera de ello, es también importantísimo la gestión del tiempo en las intervenciones y dar márgenes por encima de lo perfecto. En cualquier caso, si bien es complicado de evitar, no deberíamos dejar que las ponencias se alargasen muy por encima del tiempo estipulado. Normalmente, se suele tirar del tiempo de preguntas y de pedir brevedad a las personas de los últimos turnos, pero en general eso no debería pasar: a partir del 25% del tiempo que se hable demás del estipulado, hay que empezar a pensar en ir parando la ponencia.

En primer lugar, porque la duración de las jornadas se alarga de los límites establecidos, lo cual genera presión y falta de atención a las personas en los tramos finales de la mañana o la tarde. En segundo, porque toca en cierto modo el ámbito del respeto a ponentes y entidades que podrían haber hablado más tiempo y se ciñen al establecido. Y en tercero, porque directamente rompe el ritmo, generando una inestabilidad que acaba teniendo consecuencias en la satisfacción.

El tipo de descansos

En cierto modo dentro de la planificación del horario, elegir un buen modelo de paradas puede ayudar muchísimo. Si se tiene la oportunidad de ofrecer un café juntos, no deberíamos dudarlo.

coffee break catering

La gente normalmente nos desplazamos para acudir a una jornada, y mayormente lo hacemos en grupos minúsculos. Luego compartimos sala con gente con la que compartimos, como mínimo, el tener algún interés en nuestra presencia allí y el que salgamos satisfechos. Si se genera un mínimo sentimiento de unión entre el público, aunque sea por partes, la satisfacción de la reunión, la atención y el clima mejorarán. Dentro de la sala, es complicado que la gente intercambiemos impresiones con un desconocido al lado. Pero con un café la cosa cambia.

Para muchísima gente, una de las principales satisfacciones de este tipo de jornadas es el llamado networking, capitaneado por ese establecimiento de relaciones, esas charlas, ese colegueo en los tiempos de descanso. Así que al hacer una programación, si la pausa se consigue llevar de tal forma que los asistentes compartan espacio en ella, la reunión subirá un punto sin apenas necesidad de hacer nada.

Anfitriones dispuestos

Puede parecer una tontería, pero es un detalle que marca la diferencia: quienes organizan, quienes reciben, tienen que ser unos buenos anfitriones. No es necesario el peloteo, no es necesario el hacer largas presentaciones de besos y abrazos con cada asistente, pero un buen gesto, un buenos días, un gracias por estar aquí, incluso un asentimiento con la cabeza a los recién llegados que aún no hayas visto es un detallazo con muy poco, marcando la diferencia entre una jornadas y unas jornadas top.

caras hastío

Sin ello, la gente puede no empezar muy cómoda

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Así pues, ¿qué experiencias tienes de este tipo? ¿Alguna idea más para hacer una perfecta? ¿Alguna vez te ha explotado un riñón esperando al descanso para ir al baño? Opina, comenta, comparte y todo lo demás

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