6 ideas clave para una jornada de conferencias perfecta

El pasado jueves estuve en Vigo representando a mi antigua entidad en una jornada sobre buenas prácticas web llevada adelante por la Fundación Barrié. Todo un ejercicio para conocer la realidad del tercer sector en el entorno digital. De hecho, lo considero como una de las mejores reuniones de este tipo a las que he asistido en los últimos años. ¿Por qué?

Hoy analizaremos, a partir de lo visto la pasada semana, qué elementos tiene que tener una buena jornada para ser un éxito.

osgonso barrie conecta

Desde aquí, gracias a quienes habéis hecho a nuestra exposición ser considerada la segunda mejor contada del día. Y gracias a también a Barrié y, por supuesto, al CDR O Viso por la oportunidad

Adecuación al público

Muchas veces, nos vemos invitados a jornadas que no se corresponden con los intereses de aquellos que escuchan. Una mala comunicación de lo que de verdad se va a dar, una mala selección de este contenido o un público asistente forzado o llegado de rebote suele generar un hastío en la audiencia altamente contagioso. Esto acaba por convertir el día tanto en un desperdicio de tiempo para quienes escuchan, como en una mala imagen de la entidad que la organiza.

En el caso del jueves, los contenidos tocaban temas con los que el público nos encontrábamos con frecuencia, de un modo u otro. También nos permitían ver diferentes enfoques o prácticas que podíamos llevar adelante. Esto hace que la atención se mantenga con mucha mayor facilidad y la sensación de utilidad a posteriori aumente de forma considerable.

Buenos ponentes

buenos ponentes

Muchas veces creemos que el mejor ponente es aquel que tiene más conocimientos del tema del que va a hablar. Lo que hace a alguien un buen ponente es, sin embargo, su capacidad de transmitir lo que va a contar a su audiencia.

Hablando de la formación ejemplo, los ponentes eran colegas de profesión, elemento que facilitaba la rápida identificación con la persona enfrente. Fuera de ello, por supuesto, necesitamos a gente que se nos haga cercana, no que intimide; gente que sienta lo que dice, en el caso de ayer, por hablar del trabajo que ellos mismos han hecho.

Cuando queremos una buena jornada y no una asistencia multitudinaria, necesitamos de ponentes que transmitan, y no ponentes que sepan.

Instalaciones y recursos técnicos adecuados

Muchas veces no son necesarios grandes espacios o veinte pantallas de proyección. Muchas veces solo es necesaria la inteligencia.

Las instalaciones de Fundación Barrié en Vigo son una maravilla por muchas cosas. Por ejemplo, el salón de actos puede ser usado como sala de exposiciones. Pero entonces, diréis algunos, ¿qué ocurre con los asientos? Una imagen vale más que mil palabras:

fundación barrie salón de actos sillas

Del techo de la sala penden una serie de cintas invisibles si no te fijas, de las cuales cuelgan las sillas cuando no son necesarias para el trabajo abajo. El espectáculo visual es asombroso. Cuando Fundación Barrié tiene confirmada una asistencia de 70 personas a través del clásico formulario de inscripción para participar en las jornadas, pone esas 70 sillas más algunas más abajo, las une con un enganche entre ellas para que no se muevan y hace que la sala se perciba bastante llena y la gente bastante más cerca, evitando tener desperdigados y con complejo de isla indonesia a los asistentes. Yo solo puedo aplaudir.

Obviamente, no todos podemos tener sillas colgadas de nuestro techo, pero si sabes que van a acudir 15 personas para un sitio de 50, consigue que vayan hacia las primeras filas, incapacita las últimas de algún modo (o elige otra sala si la tienes, claro). Si vas a hacer escribir a la gente, hacer trabajo de grupo, dale unas salas con mesas, con asientos que se puedan mover. Sé inteligente en cuanto al espacio.

Las proyecciones y presentaciones. Si tienes 10 ponentes y cada uno trae su propio pen para introducir en el ordenador, como en las relaciones o en el banco, de tanto meter y sacar, se pierde el interés. Sé como Greta Fábregas, una de las grandes artífices de la ponencia de ayer: une todas las exposiciones en un único documento y olvídate de la tontería de andar ventana para aquí y ventana para allá, haciendo que el público saque el móvil, resople o dude de si ir al baño ya o en la siguiente interrupción prescindible.

Pasar diapositivas. ¿Cuánto cuesta tener un lapicito de estos que hace ir hacia adelante y atrás las transparencias? Cuatro duros, y te evitas el tener a alguien en tensión sobre cuando darle al ‘Av Pág’.

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Aunque se palpe la tensión en el público cuando uno recibe el mando

Por último, ¿a cuánto sale darle a cada asistente un guion y folios? Si solo vas a hacer una jornada en tu vida, incluso se lo puedes dar sueltos, pero si lo haces con cierta periodicidad, ofrecer una carpetita de cartón o plástico cutre y un boli está poco menos que regalado y es más que suficiente para dar una imagen.

Planificación inteligente del horario

Este tipo de formaciones o series de ponencias suelen duran muchas horas. Si bien en tiempo de exposición se quedan en torno a 6, el desplazamiento, la comida y los tiempos muertos suelen llevar su duración a la sensación de un día, lo cual vuelve su estructuración un punto crítico a la hora de ser un éxito.

La estructura de la jornada del jueves es el perfecto ejemplo de cómo realizar una buena programación.

18 entidades tenían que exponer la buena práctica llevada a cabo en sus redes, así que se distribuyeron por las similares y se dividieron en bloques. Posteriormente, se confeccionó una línea lógica de proceso: en primer lugar, las prácticas centradas en los procesos previos o facilitadores de las iniciativas; a continuación, las enfocadas a las propias iniciativas, cerrando con las de control y medida de resultados. Una vez la idea está y tiene sentido, la anunciamos en la presentación inicial incorporando a la receta una imagen simple pero eficaz: verlo como un camino. Es más, un camino con curvas, “que son los divertidos”. Storytelling que ponemos a la vista de todos, en este caso, en una pantalla junto a la principal o, por ejemplo, en la carpeta del material.

osgonso barrié cdr o viso

A lo largo de la mañana, la gente sabemos perfectamente por qué estamos escuchando cada ponencia: tenemos una orientación. Y simplemente se ha aplicado la lógica y la visualidad.

Fuera de ello, es también importantísimo la gestión del tiempo en las intervenciones y dar márgenes por encima de lo perfecto. En cualquier caso, si bien es complicado de evitar, no deberíamos dejar que las ponencias se alargasen muy por encima del tiempo estipulado. Normalmente, se suele tirar del tiempo de preguntas y de pedir brevedad a las personas de los últimos turnos, pero en general eso no debería pasar: a partir del 25% del tiempo que se hable demás del estipulado, hay que empezar a pensar en ir parando la ponencia.

En primer lugar, porque la duración de las jornadas se alarga de los límites establecidos, lo cual genera presión y falta de atención a las personas en los tramos finales de la mañana o la tarde. En segundo, porque toca en cierto modo el ámbito del respeto a ponentes y entidades que podrían haber hablado más tiempo y se ciñen al establecido. Y en tercero, porque directamente rompe el ritmo, generando una inestabilidad que acaba teniendo consecuencias en la satisfacción.

El tipo de descansos

En cierto modo dentro de la planificación del horario, elegir un buen modelo de paradas puede ayudar muchísimo. Si se tiene la oportunidad de ofrecer un café juntos, no deberíamos dudarlo.

coffee break catering

La gente normalmente nos desplazamos para acudir a una jornada, y mayormente lo hacemos en grupos minúsculos. Luego compartimos sala con gente con la que compartimos, como mínimo, el tener algún interés en nuestra presencia allí y el que salgamos satisfechos. Si se genera un mínimo sentimiento de unión entre el público, aunque sea por partes, la satisfacción de la reunión, la atención y el clima mejorarán. Dentro de la sala, es complicado que la gente intercambiemos impresiones con un desconocido al lado. Pero con un café la cosa cambia.

Para muchísima gente, una de las principales satisfacciones de este tipo de jornadas es el llamado networking, capitaneado por ese establecimiento de relaciones, esas charlas, ese colegueo en los tiempos de descanso. Así que al hacer una programación, si la pausa se consigue llevar de tal forma que los asistentes compartan espacio en ella, la reunión subirá un punto sin apenas necesidad de hacer nada.

Anfitriones dispuestos

Puede parecer una tontería, pero es un detalle que marca la diferencia: quienes organizan, quienes reciben, tienen que ser unos buenos anfitriones. No es necesario el peloteo, no es necesario el hacer largas presentaciones de besos y abrazos con cada asistente, pero un buen gesto, un buenos días, un gracias por estar aquí, incluso un asentimiento con la cabeza a los recién llegados que aún no hayas visto es un detallazo con muy poco, marcando la diferencia entre una jornadas y unas jornadas top.

caras hastío

Sin ello, la gente puede no empezar muy cómoda

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Así pues, ¿qué experiencias tienes de este tipo? ¿Alguna idea más para hacer una perfecta? ¿Alguna vez te ha explotado un riñón esperando al descanso para ir al baño? Opina, comenta, comparte y todo lo demás

A solas: dos personas, mucho más que una idea opuesta

En el post de la semana pasada hablábamos de que, en general, la gente tiene mucha mayor capacidad de expresión cuando habla a solas con otra persona. Toda una escapatoria a la represión de ideas fuera de la norma de la sociedad actual. Hoy vamos a tratar otra de las principales conclusiones que podemos sacar de la ya citada campaña de Heineken Worlds Apart: el que las personas somos mucho más que un solo tema intolerable.

El vídeo, e insisto en mi apreciación del anterior post, es una excepcional muestra de la realidad del individuo en uno para uno con respecto a frente a la sociedad, por mucho que la situación tenga el carácter de experimento. Hoy vamos a analizar otra de las circunstancias vistas en él.

En determinado momento la chica trans dice “Nos conocemos muy bien para habernos presentado hace 10 minutos”, a lo que el tránsfobo responde con una sonrisa contenida de altísima sinceridad y comprensión.

El momento es excepcional porque para la actual sociedad de las redes, de la corrección política y todos estos supuestos avances, estas dos personas serían enemigos acérrimos sin ningún tipo de excusa. Al menos no desde el instante en el que el otro lo sepa. Sin embargo, este momento llega y vemos que la chica trans acepta al momento la cerveza y el tránsfobo incluso bromea con la supuesta seriedad del tema para luego aceptarla entre risas a las que se unen las de ella.

La lección para aquellos que fomentan el desprecio, la rivalidad y el odio es tan grande que ya me gustaría ver sus caras. Porque ellos seguramente nunca hayan visto una situación fuera de la teoría, y si la han visto la han tapado entre toneladas de panfletos, tweets ovejiles y vendas de lo que les han enseñado gente que tampoco ha visto una situación real.

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Lo que vemos en este extraordinario acto son varias cosas.

La primera es el saber diferenciar entre una persona y una idea odiosa de una persona. A las personas las forman sus ideas y valores. Pero todas, no una. Lo grupal nos invita a catalogar y a quedarnos con tres o cuatro etiquetas diferenciadoras, en especial negativas. Por eso en cuanto una persona que conocemos de segunda línea (por redes, por la tele, por coincidir un día en una fiesta) hace un comentario “inconcebible” para las creencias de alguien sometido a la intolerancia del sistema deja de tener todos los valores positivos de golpe.

Sin embargo, cuando eso nos pasa con un colega con el que tenemos una relación personal —especialmente, con los que hemos tenido conversaciones de cierta intimidad en uno para uno—, entendemos fácilmente que esa cosa odiosa no es más que una característica asquerosa de esa persona, pero no definitoria para romper nuestra relación. De hecho, lo más probable es que tratemos de evitar el tema o ir al debate para entender las posiciones del otro.

Nada que ver con lo que la teoría que nos están metiendo en redes, medios de comunicación y otras herramientas del sistema, fomentando el romper inmediatamente relación para pasar a la guerra con esa persona.

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Las personas somos mucho más que una idea diferente a las de otros. Somos gestos, somos el estar cómodos con los demás. Somos el haber pasado por cosas juntos. Somos sensaciones.

En el vídeo se ve claramente: no por tener ideas diametralmente opuestas en un tema tenemos por qué romper una relación. Obviamente, ante un comentario machista sincero y para mí no justificable de un colega, lo voy a mirar mal o le voy a decir algo. Lo mismo ante cualquier otro tipo de acto que ataque mis valores (prejuicios, odios gratuitos, malas educaciones). Pero lo que para una persona madura y con dos dedos de frente no tiene sentido es abandonar la sala al instante sin dar un punto de vista o sin buscar por qué el otro piensa así, por mucho que cuatro teóricos del pensamiento mediático y redsociálico nos lo hayan intentado meter en la cabeza.

Somos personas. Y las personas, por instinto, no reaccionamos así en un uno para uno. Porque, primero, tenemos muchas más cosas en común que en contra. Y porque a solas, lejos de toda su mentira, somos mucho más abiertos y tolerantes de lo que la sociedad nos empeña en vender, eso sí, bajo las hipócritas banderas de que debemos ser abiertos y tolerantes.

Doy gracias porque ejemplos como el de este vídeo hagan ver a esta gente que solo cree en lo que ve en una pantalla realidades que de otro modo tal vez nunca encontrarían.

A solas: tomar algo y la libertad de expresión

La pasada semana, un buen amigo me pasaba el siguiente vídeo de minuto y pico, de la campaña de Heineken Worlds Apart:

Casi lloro.

Obviamente lo de tomarse una cerveza es lo de menos. Quién sabe también cuántas personas se habrán marchado tras las declaraciones del otro o cuántos se quedan por aparentar. Pero con lo que yo me quedo, y a lo que dedicaré las dos próximas entradas, es con que la sociedad siempre nos aferramos a las diferencias para alejarnos del de al lado cuando, en general, tenemos mil cosas diferentes en las que coincidimos, siendo mucho más abiertos a las opiniones fuera de nuestra norma en el uno para uno. Hoy hablaremos precisamente de esto último.

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Que salte la alerta de vídeo inadecuado en un vídeo tan limpio como el que acabáis de ver arriba ya hace entender la falta de posibilidad de expresión de nuestra actual sociedad occidental.

Como hemos comentado en post previos, la corrección política vive un periodo casi represivo. Escudándose en ella, quienes no toleran opiniones distintas a las suyas limitan el que los pensamientos polémicos sean exteriorizados. En conversaciones grupales, la presión social se encarga de mantener las ideas bajo la misma corriente, ahogando las individuales, mientras que las redes sociales linchan a cualquiera que haga un comentario que las personas con mente de ovejas consideren fuera de lugar.

Por el contrario, en el vídeo podemos ver, simulada, una de las escasas situaciones en la que la libertad de pensamiento aún tiene algo de cabida: el uno para uno. Cuando dos personas quedan y tienen que estar un rato juntas, se produce una especie de vacío legal para la represión social del pensamiento ovejil, del cuñadismo, de la corrección política más autoritaria, de las banderas de movimientos sociales que luchan contra los valores de otros en vez de dar a ver los suyos propios.

Por supuesto, hay gente que ni así va a dejar ser uno mismo. Gente que ni siquiera va a serlo ella, disfrazada de estandarte de lo que hay que decir y no de lo que de verdad lleva dentro. Pero, normalmente, en ese uno para uno vamos a ver una realidad que nos han intentado tapar a base de opiniones sobre la sociedad en vez de sobre los propios individuos: el ser humano, individualmente, uno para uno, quiere entender a la persona con la que comparte conversación a solas.

Y eso es maravilloso.

Dos-personas-hablando-al-atardecer

No voy a alargar más mi post de hoy. No lo voy a hacer porque creo tan firmemente en ello que solo tenéis que probarlo.

Escoged a la persona que queráis. Mejor dicho: escoge a la persona que quieras. Siéntate con ella en una terraza —o en una cafetería o en una mesa de restaurante, qué más da— y habla. Habla. Habla. Y cuando la conversación se vaya a un punto en el que las diferencias puedan emerger, debate. Y si te salta con un comentario que intente cortar tu expresión, no le sigas la corriente, y razónalo. Hazle ver por qué piensas así aunque “no tengas derecho” a pensarlo. Ahí verás que la otra persona, en la práctica totalidad de las ocasiones, va a escucharte, esté de acuerdo o no, y va a opinar con libertad de ese tema.

Podéis llegar a un acuerdo, podéis no llegarlo. Podéis aprender algo los dos, uno o ninguno. Podéis llegar a conclusiones que ni uno ni otro hubieseis esperado. Pero lo más importante es que, salvo raras excepciones, os daréis cuenta de que aún queda un lugar para poder ser libre de hablar de lo que uno piensa. Uno donde poder escapar del pensamiento de ovejas en el que la sociedad —bajo diferentes banderas, partidos, manifestaciones y movimientos— nos intenta encerrar. Ese lugar es a solas frente a otra persona.

Mientras dos personas podamos quedar, nuestra libertad de pensamiento siempre podrá crecer entre su maleza.

Cómo llevar una agenda en condiciones (2): la valoración y el método del ultrasemáforo

En el último post hablamos de lo básico de utilizar una agenda para liderar una buena gestión del tiempo, así como construimos un modelo básico de planificación a través de un horario.

Sin embargo, lo más importante de hacer una agenda de actividad no es el tener una guía de los pasos a seguir, sino la eficacia que supone su cumplimiento. De poco nos vale tener un horario o planning si no se llevan a cabo sus fases o no podemos valorar los resultados. En el desenlace de Cómo llevar una agenda en condiciones os explicaré el funcionamiento del conocido método del semáforo, así como mi propia revisión del método para darle más eficacia: el ultrasemáforo.

El método del semáforo

semáforo sonrisas

Una de las técnicas más utilizadas para valorar el cumplimiento de la programación es el visual método del semáforo.

Apenas dos días después de entrar a trabajar hace unos meses me llevé una curiosa sorpresa al ver que, en cuanto a comunicación, utilizaban ese sistema: apenas había pasado mes y medio desde que yo me había confeccionado una agenda a partir del ideado en una especie de ampliación de él.

El método del semáforo es tan sencillo como que cuando se realiza una revisión a partir del cumplimiento de los periodos fijados para la realización de una actividad se le ponga un color según el grado de consecución de la tarea. Si se ha hecho, el verde; si no, el rojo; y si más o menos, el naranja o amarillo (el ambar), que pasará a verde o rojo si se completa con cierta prontitud o no.

Véamoslo en el ejemplo de antes:

cuadro 1

Como podemos ver, ha hecho todo menos ver Black Mirror y reunirse con Juan y María. Parece ser que en el caso de la reunión con Juan, algo ha surgido que le ha impedido ir, mientras que en la de María seguramente ha ido pero ella no estaba, con lo cual queda pendiente que ella le diga que no pudo o lo acuse de no presentarse para saber si pasa a verde o rojo.

El método —insisto, muy extendido y manejable— es simple y cómodo, pero cuando yo llegué a estas alturas elaborándome mi agenda, este nivel no me pareció más que un paso intermedio hacia el sistema de verdad. Dado el parecido, lo he venido a bautizar hace unos diez minutos como el método del “ultrasemáforo”, por ir más allá de este.

Método del ultrasemáforo

Imaginemos que el lunes de nuestro ejemplo, por alguna razón, no podemos estudiar Estadística y nos ponemos a hacerlo con Gestión, dejando la otra asignatura para el espacio de esta misma. Según la teoría del cronograma, habríamos incumplido ambas, quedando en rojo. “No, es que las hemos intercambiado”. Así pues, empezarían los movimientos y las chapuzas en el horario: que si cambiamos este por este, que si este era media hora más, bueno, qué le vamos a hacer, habrá que ponerlo en verde, y demás.

No. Os estáis cargando el método. No lo hagáis.

cuadro 2

El método del ultrasemáforo incorpora dos recursos más: el asterisco y los colores azul y fucsia.

Y aquí paso a hacer copia y pega de las notas que me hice cuando lo monté el año pasado:

  • “En caso de que se cumpla, el cuadrado se teñirá de verde.
  • En caso de que hagamos el vago y no se haya hecho ese trabajo, se teñirá de rojo.
  • Si alguno rojo lo arreglamos en un espacio vacío, como la tarde o la noche, lo dejamos en azul para hacerlo ver como arreglado, y el de la tarde se pone en verde. De poner los dos en este color, habría doble contabilización a la hora de valorar.
  • En caso de que hagamos alguna actividad correspondiente a un momento posterior del planning en el tiempo asignado a otra, lo dejaremos en naranja y sustituiremos la planificación del evento posterior por aquella a la que le hemos robado tiempo, escribiéndolo después de la planificación original en el cuadrado (asterisco) y nunca borrando la original. En caso de que al llegar ese momento, no se haga la actividad que toca, sino otra útil, ese cuadrado irá a naranja también, indicando que vale, pero que no se siguió el plan; si se hace la nueva programada, tanto el anterior como esta irán a verde; si no se hace nada, el primero permanecerá naranja y el no hecho pasará a rojo, como de costumbre.
  • Festivos en fucsia.”

Veámoslo con el ejemplo, algo simplificado para que se vea claro:

cuadro 3

  • El lunes a primera hora se estudió Estadística, así que a verde.
  • El lunes a media mañana no se hizo nada útil, cuando había que reunirse con Pepe, así que a rojo.
  • El martes había que estudiar estadística, pero se estudió Mates, así que se puso debajo con el asterisco y también con él se sustituyó un cuadro de Mates por uno de Estadística, en este caso el miércoles, permaneciendo en naranja el del martes.
  • El miércoles no se hizo nada, en vez de estudiar Estadística. A rojo, y el del martes se queda en naranja.
  • El jueves había que estudiar Gestión a primera hora, pero no se hizo, sino a la tarde, en lo que era un espacio en blanco. El horario en el que se realizó, en este caso por la tarde, va a verde. El horario previo se queda en azul, para evitar doble contabilización.
  • El viernes se hizo lo del sábado, poniéndolo debajo y dejándolo en naranja. El sábado se hizo lo del viernes, poniéndolo debajo. Hechas las dos cosas, pasan ambos a verde.
  • En cuanto a cosas sin prioridad o importancia, como dormir el lunes por la mañana, se dejan en blanco, ya que no es una actividad que interese dentro del horario. Realmente, es una hora libre más, no tiene sentido ponerle nada. Caso similar es el de Black Mirror si no tiene importancia o hay prisa por ver el capítulo.

Medir los resultados

Una de las claves del funcionamiento de la agenda. Se siga el método que se siga, de poco vale si no se puede observar si funciona.

Podemos fijar más o menos el grado de éxito a partir de decir el número de cuadraditos en verde necesarios para obtener el éxito según nuestra exigencia.

cuadro 5

Un horario como el de arriba es tremendamente exigente. Apenas hay espacios libres, y ni siquiera podemos tirar de horarios secundarios como la tarde o el sábado para regularnos.
cuadro 4
Este tipo de agendas es más susceptible de buscar que se cumpla la totalidad del cometido, ya que hay una barbaridad de huecos para utilizar si algo no se hace en su hueco.

Yo uso dos métodos básicos para medir el grado de cumplimiento, por número o por porcentaje, pero en ambos hay que contabilizar el total de actividades a realizar, los cuadrados ocupados. En el inmediatamente superior, por ejemplo, hay 7 huecos ocupados.

Mediante el método de por número, se puede fijar el éxito, por ejemplo, en el conseguir dejar en verde 6 de 7. Mediante el método por porcentaje, pongamos que queramos el 85 por ciento, pues número total por 0,85 y estamos en los mismo.

Una vez ya expertos, podemos meter un grado máximo en las actividades de cumplimiento obligado y menor en las otras. No conviene utilizar las obligadas para facilitar la consecución del objetivo. Por ejemplo, si de las anteriores 7, 5 son obligatorias y las íbamos a cumplir sin agenda, de poco nos vale poner como objetivo un 5 de 7.

De lo que se trata es de que, conforme lo vayamos aplicando, cumplamos lo previsto y mejoremos si hay margen.

5 últimos consejos:

  1. Intentar que en el planning aparezcan los menores huecos blancos que no se puedan utilizar. Por ejemplo, en el anterior post veíamos que aparecían cosas como “Examen de Mates” en el horario. Como acabamos de decir, no es interesante que las cosas de obligado cumplimiento aparezcan, porque genera sensación de estar haciendo las cosas bien, cuando la agenda se utiliza precisamente para el realizar más cosas de las que en muchos casos no se harían. No son nuestro objetivo. Pudiendo ser, este tipo de actividades no deberían aparecer en el horario y, en caso de hacerlo, es mejor no utilizar con ellas los colores, dejándolas en blanco o un color distinto como el gris para que no se contabilicen.
    Tampoco interesa considerar actividad aquello que hacemos en nuestro tiempo libre, sin obligación o plazos y con gusto: eso lo haremos sin necesidad de agenda en los periodos libres, como pueden ser los findes, la noche, las tardes o incluso la mañana, según la persona.
  1. Tratar de dejar algún espacio en blanco al confeccionarlo. Los imprevistos aparecen. Si, como en el ejemplo, uno puede tirar de zonas libres como la tarde para hacer cosas que en el horario básico no puede, sí puede ser interesante llenar este, pero si el horario es limitado (por ejemplo, solo poder estar 8 horas diarias en un sitio, como puede ser una oficina), compensa dejar un hueco libre para tener acceso a meter cosas que no hayamos podido hacer en el horario fijado. Si no hace falta tirar de él, se puede utilizar para avanzar en algo, lo cual nos puede dar un cuadrado verde más si lo utilizamos bien.
  2. No planificar periodos fuera de control. Si uno está en una época de inestabilidad, difícilmente se podrá organizar horario para meses. Cuanto más se repita el cronograma, mejor se adopta una rutina de desempeño, pero programar a un plazo que no controlamos no suele ser útil.
  3. No mover demasiadas actividades. Un día nos puede apetecer hacer más una que otra, sentirnos más capacitado o vernos obligados, pero estar moviendo de un lado para otro las tareas y poniendo asteriscos y más asteriscos para adaptarlo suele acabar en desastre. Hay que tratar de seguir el guion fijado.
  4. Ser ambiciosos y cumplidores con los criterios de medición. Si podemos aspirar al 9 de 10 de cumplimiento, no nos conformemos con un 7. Tratemos de no contar los naranjas: no son verdes por algo. Y tampoco nos excusemos cuando no lleguemos: una semana puede pasar, pero no todas.

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Y con esto llegamos al final de este episodio sobre la agenda. ¿Qué opinas del sistema?

Cómo llevar una agenda en condiciones (1): lo básico

Valga la redundancia, ser un buen gestor de tiempo es uno de los grandes activos en la sociedad de la falta de tiempo. Saber priorizar, un buen cálculo de lo que lleva hacer cada cosa, el correcto encadenado de tareas para no desperdiciar minutos en medio o la lucha eficaz contra el estrés o los llamados “ladrones de tiempo” son algunos de los grandes puntos a la hora de hablar de un buen gestor. Uno de los más fácilmente trabajables es la utilización de una agenda.

Para no atiborrar de información, dividiré este post en dos para enseñaros mi método personal de agenda, que recomiendo especialmente a aquellos con libertad de confeccionar su horario.

agenda

Definición de agenda

En gestión de tiempo, la agenda es un instrumento de organización y planificación para la correcta ejecución de una tarea en un plazo determinado.

La agenda puede abarcar desde horas a años, siendo muy importante la adecuación de su temporalidad a la eficacia. Es decir, si intentamos aprobar un curso universitario, difícilmente será útil confeccionarla con una división por meses, cuando dentro de un mismo habrá que realizar multitud de tareas.

Elección de actividades y presupuesto de tiempo

El primer paso debe ser, siempre, la elección de las actividades a incluir y el tiempo estimado de cada una.

A la hora de elegir qué acciones vamos a poner en nuestra agenda, lo principal es que sean lo más concretas posibles.

Por ejemplo, si cada semana tenemos que atender a doña María, a don Pepe y a don Juan, no será tan interesante poner en la agenda “reunión con cliente” como puede serlo “reunión con María”, “reunión con Pepe” y “reunión con Juan”. Si tenemos examen de Matemáticas el jueves y de Estadística y Gestión el viernes, nos interesa mucho más “Estudiar mates”, “Estudiar Estadística” y “Estudiar Gestión” que “Estudiar”.

Cuanto más acotemos la función, más fácil será que la realicemos. En posteriores apéndices ya nos encargaremos de dar soluciones a los posibles imprevistos.

Una vez tenemos la función clara, hay que intentar fijar lo más posible su duración. Esto ya entra más en otros episodios de gestión del tiempo, pero la facilidad es más alta cuando la actividad tiene de por sí un tiempo fijado (ver capítulo de Black Mirror dura 50 minutos) o se trata de un proyecto sin límite de tiempo, .

No hablamos tanto de lo que nos va a llevar en la totalidad de programación como lo que nos va a llevar por horario. Si nuestra agenda es semanal, el ejemplo de los clientes es fácil: una reunión con cada uno por semana es una actividad o cuadradito por semana. Sin embargo, en el ejemplo de los exámenes, aunque uno puede llevarnos 6 horas de estudio, seguramente no vayamos a hacerlas seguidas, con lo que nos interesa más decir que cada examen nos llevan 3 actividades de dos horas en una semana.

cuadro 6

En el presupuesto de tiempo es interesante contar también con el tiempo que lleva el cambio de actividad (poner el capítulo y meterse en la siguiente actividad cuando acaba) o actividades de cortísima duración que no se ponen en la agenda, pero se saben seguras, como atender una llamada de información de un cliente por hora, por ejemplo.

Construcción del cuadro

Una vez tenemos claro el tiempo que vamos a dedicar a cada actividad, es necesario priorizarlas y fijar si hay alguna prescindible. Según las bases de la gestión del tiempo, la prioridad se debe marcar a partir de los de mayor importancia y urgencia a los que menos.

En el caso anterior, por ejemplo, se entienden como actividades intocables las reuniones y los dos exámenes. Estudiar suficientes horas las 3 asignaturas es importante. Ver Black Mirror y las horas libres sería algo prescindible.

A partir de ahí se pasaría a elaborar el cuadro, horario, agenda o cronograma, según más convenga llamarlo.

Mi consejo es, de nuevo, que los periodos no sean muy largos. Cuanto más breve, más preciso, aunque más probabilidad de imprevistos.

El seguramente más usable es el que yo llamo semanal, por reflejar una semana, aunque realmente tiene forma de horario. Muy típico de los de clases en nuestra época de estudiantes, para nuestro ejemplo con las reuniones, los exámenes y la serie es perfecto. Si por ejemplo hablamos de actividades en las que durante un día hacemos siempre lo mismo, tal vez otros modelos como el mensual (por días y semanas) sean mejores. En caso de labores estratégicas, cada cuadradito podría ser un mes perfectamente.

En mi opinión, lo importante es que tratemos de que cada actividad se corresponda con un cuadrado. En el momento en que empecemos a meter varias en el mismo recuadro, comenzarán los problemas de eficacia. Compensa mucho más partir los horarios en otros más pequeños.

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En la agenda superior podemos ver cómo para no juntar las reuniones de Pepe y María en el mismo recuadro se ha dividido el horario en 4 periodos de tiempo en lugar de los tres iniciales (8/10, 10/12 y 12.15/14.15). Esto es clave, porque de producirse la reunión con María, pero no con Pepe, el método de comprobación de resultados clave para la eficacia del método que veremos en el próximo post se volvería ineficiente.

Si dos actividades idénticas se producen seguidas sin interrupción de por medio es posible combinar celdas como arriba se ha hecho, pero esto también habrá de ser tenido en cuenta a la hora de cuantificar el resultado. Yo no lo recomiendo.

¿Y si no hay espacio para hacer todo?

Es un caso demasiado frecuente y para ello, la clave está en el buen presupuesto de tiempos y la buena priorización de la que hablamos arriba.

Si bien es cierto que las actividades suelen llevarnos un poco más de lo que pensamos siempre, si le damos demasiado tiempo a una y desaprovechamos el sobrante nos encontraremos con lagunas de efectividad, que en casos de falta de tiempo nos acabarán matando. Si lo que realmente pasa es que no hay tiempo material (espacios libres), hay que tirar o bien de ampliación de horario —lo cual a veces no puede ser— o de priorización, restando horas a las labores menos acuciantes.

En el ejemplo y si hablamos de establecer prioridades a la hora de hacer el horario, la obligatoria reunión semanal con los tres clientes y los exámenes serían intocables por importancia. La reducción de horas de estudio de alguno de los exámenes sería la segunda opción, ya que lo primero en caer sería Black Mirror, considerada falta de urgencia e importancia para el modelo. De hecho, como veremos en el siguiente post (en un par de días), no conviene incluir el ocio que no consideremos obligado en este tipo de plannings: el día, en principio, tiene más horas que las del horario.

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En el siguiente post, el funcionamiento de mi método de agenda.

Sí pero no: lo que dijimos que seríamos pero no pudimos ser

Viendo este post dedicado al desamor y habiendo ya avisado un tal San Valentín de su inminente llegada, me temo que febrero va a ser un mes romántico en este blog. Preparen pues sus latidos sonrientes y sus recuerdos dolorosos, abróchense los cinturones que no pudieron desabrochar y recibamos a la primera entrega de la segunda temporada de 2017: Lo que dijimos que seríamos pero no pudimos ser.

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El pasado sábado, una pizza, un pedazo de roscón y un quiche con dudas sobre su verdadera naturaleza fueron testigos de un estudio de caso a cuyo análisis —ajeno a lo tratado en esa reunión— dedicaremos este post. Aunque la situación parezca altamente improbable, numerosas estadísticas inventadas por mí en este momento indican que resulta incomprensiblemente frecuente.

X y Z son dos personas con feeling. Se conocen de no hace mucho, pero el apego ha sido precoz: hablan sin parar. Z tiene pendiente otro asuntillo amoroso de su pasado, pero se encuentra cómoda con el nuevo colega. A X, directamente, le mola Z.

X quiere más y, cuando así lo siente, se dispone a avanzar. Pero la cabeza de Z no está aún para otro devaneo amoroso, así que —aunque su nueva más bonita casualidad le mola— no es momento.

Produciéndose aquí el hecho clave:

—Tú me gustas, pero ahora no puedo.

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Puede parecer una frase cualquiera pero por si alguien no lo sabe, esta frase está en la Gran enciclopedia de frases catastróficas de National Geographic entre “Vaya pepinazo” y “No me pasa nada”

El flujo de acontecimientos posterior a la declaración es desencadenado como una pandemia en cualquiera de los dos principales modelos de comportamiento del pretendiente: el seductor aciago o el no tan común pasivo paciente.

En el primer caso, la declaración de que sí le gusta motiva a X, que redobla esfuerzos en aras de lograr la mutua satisfacción de dos personas que se gustan juntas. La insistencia suele devenir entonces en el agobio y la presión sobre la persona con dudas. Y no: no son buenas palabras a la hora de seducir a alguien. La sensación de inalcanzabilidad que genera en X enamora más si cabe, reafirmando un proceso retroalimentado que va a peor con el tiempo.

En el caso menos común del pasivo paciente, la estrategia pasa por darle el tiempo que, —aparentemente— la otra persona está pidiendo, manteniéndose en una indefinida posición de amistad con ganas de más. Esto tiende a acabar en el friendzoneo (colocación del otro en la friendzone o zona amigos) por parte del personaje Z.

El ratio de final feliz de ambos casos suele ser muy bajo, siendo frecuentes las situaciones de caída de ánimos por parte de la persona enamorada y las de aparición de pretendientes con más éxito en la vida de quien quiere.

Analicemos ahora dos conceptos clave a la hora de determinar cómo se produce el distanciamiento: el desequilibrio y el momento.

La situación de desequilibrio se produce cuando, tras un periodo de relativo equilibrio, una de las partes quiere más que la otra.

No hay que confundir esto con la idea bastante extendida de que en toda pareja estable hay uno que se esfuerza más que el otro, por algunos mal-llamados (¿por qué no se da escrito sin el guion…?) el fuerte y el débil.

Cuando hablamos de desequilibrio aquí, lo hacemos de una fuerte y creciente barrera que impide que pase algo entre dos personas, motivada porque el nivel de querer que pase es diferente.

En el ejemplo de X y Z, el momento en que se produce el desequilibrio es claro: la negativa por parte de Z. Hasta ese punto, la situación era más o menos equilibrada: estaban bien el uno con el otro, había feeling. Sin embargo, en el momento en que X da el salto y Z no, el desequilibrio brota. X quiere más que Z y esa situación le hace verse “detrás”, generando numerosos síntomas de la enfermedad del desamor: falta de confianza, arrastramiento, rayadas mentales, sobrepreocupación por el otro, hacer las cosas por satisfacer al otro, dejar de ser uno mismo ante él. Estos elementos no solo le incapacitan y suelen hacer perder el atractivo hasta ese momento, sino que el desequilibrio se pronuncia, soliendo generar graves problemas en la relación entre ambas personas.

Si bien es cierto que el desequilibrio también causa rupturas una vez comenzada la relación (como dudas de la pareja por falta de confianza propia que acaban minándola), la situación si cabe grave cuando aún no ha pasado nada entre las dos. El difícil mantenimiento de la moral y la autoconfianza pasa por ser la principal vía para restituir el momento de feeling y equilibrio previo con la otra persona.

Aunque parezca una tontería, la clásica frase de “no va a cambiar nada que sepa que le gustas” es cierta muchas más veces de lo que parece: lo que más cambia es el comportamiento del que quiere algo ante quien sabe que lo quiere, y es este comportamiento diferente el que suele hacer que el otro también cambie el suyo. Por ello, si se fuese capaz de no sufrir los ya mencionados efectos del desamor, seguramente la negativa no cambiaría apenas nada.

El problema para quien pretende tener algo está en la aparición del otro elemento clave para que pase algo entre dos personas.

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¿Quién no ha escuchado alguna vez lo de que cada cosa tiene su momento?

Da igual que hablemos de un lío de una noche, un futuro matrimonio con tres niños o una infidelidad consentida: en cualquier tipo de historia de atracción hay un punto en el tiempo que cual agujero negro te atrae hacia él inexorablemente, obligando a que o pase algo en él y sus alrededores o no pase.

Es como un fenómeno astronómico de la relación: puede suceder una vez en la vida, repetirse con cierta frecuencia en una época o estar sin ocurrir años y años. La sensación interna, además, es tan eficaz como mirar al móvil para saber qué hora es: se percibe claramente cuándo tiene que pasar. Es como si el mundo se hiciese a la medida de que pase.

Lo mejor es que, de forma extraordinaria, este reloj suele marcar lo mismo que el de la otra persona. No me preguntéis cómo funciona, pero en la mayor parte de casos ambos miembros de una pareja coinciden en saber perfectamente cuándo ha llegado el momento decisivo, quieran o no que pase.

Es por ello que cuando ocurren situaciones como las de nuestros amigos X y Z —en las que el momento llega y pasa con pena y sin gloria—, la situación no es solucionable en unos días. Y claro que a la persona con dudas puede gustarle la otra cuando se lo dice: si no lo sintiese, el afilado “Te veo como un amigo” sería una opción mucho más probable que el “Me gustas pero ahora no puedo”. Lo que a veces ocurre es que en ese instante sí puede creer que ambos estarán ahí cuando haya pasado la tormenta, pero —cuando las nubes se van— la corriente ha alejado sus sentimientos hasta dejarlos solos en sus respectivos mares.

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Más claros o más oscuros

¿Tiene arreglo? Puede. Que algún día recuperen el equilibrio, un nuevo agujero negro aparezca y sus botes se crucen. Pero el mar es grande y (hasta nunca o hasta entonces) la imbebible friendzone o el distanciamiento es todo lo que les queda.

Junto con el recuerdo de los buenos días en que eran nada, y más que todo.

La felicidad que se mide en siempres

Mi trabajo me ofrece alicientes de los más variopintos. Esta mañana, sin ir más lejos, me topé con el tema del post grabando vídeos y tomando fotos en un taller de empleo impartido por dos compañeros.

Una de ellos —Saray, psicóloga— exponía ante la audiencia uno de los conceptos típicos de la motivación para la búsqueda de empleo: la felicidad en el proceso. Presto a intervenir, uno de los asistentes se arrancaba en una defensa a ultranza de que la felicidad no es algo que puedas alcanzar con ese tipo de cosas. Que la felicidad es un algo solo adquirible a través de lo espiritual y que —si bien se puede estar feliz en momentos puntuales— su mantenimiento a través de un periodo es imposible.

En el episodio de hoy: “soy feliz”.

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Más que una de estas

Tal y como la que el alumno tan bien defendía, existe una creencia muy extendida de que la felicidad no puede ser un estado.

Estamos viendo esa película que tanto nos gusta y parece que la chica de clase alta va a encontrar el amor y la libertad en el pobre pero intenso joven que se ha ganado unos billetes para el trasatlántico en una partida de cartas. ¡Qué felicidad cuando lo ves subidos a la proa del barco con los brazos en cruz con sus figuras para besarse con una partitura de James Horner de fondo! ¡Qué calentón cuando ves esa mano pegarse en el cristal empañado del coche de época!

Pero no: vivimos en un mundo de momentos y… ¡zasca!: iceberg. Y… ¡zasca!: Cerca de ti, señor. Y… ¡zasca!: flotante y gigantesco cabecero de cama en el que no caben dos personas del amor tan grande que se tienen.

La felicidad, como el amor entre Jack y Rose, es efímera. Sales del cine encantado, llorando pero feliz porque “qué peliculón”, porque “qué bonito”, porque te han dado ganas de que saquen una película de El diario de Noa, pero nada, porque ya estás en casa y hay que dormir, que hay que madrugar para ir al trabajo, mientras una voz rancia te persigue en la almohada:

«Cabían los dos perfectamente…»

ron

Yo he sido un chico tristón en ciertas etapas de mi vida (por fortuna para una parte de mí, ya no queda nadie que lo recuerde ;)), pero, no sé, llegó un momento en que me di cuenta de que era gilipollas. En que supe que no iba a morirme, como en mi mundo de fantasía adolescente seguramente quería, y en el que me percaté de que tenía dos opciones: estar jodido o estar jodiendo intentar estar bien.

Y, valga la redundancia y la zafiedad, ¡joder!: me hice experto.

Porque si algo tengo que decirle a la gente que asola a quien la rodea con límites autoimpuestos sacados de un nuevo libro de Masterchef titulado Las mil recetas amargas del buen cuñado es que practique la escucha activa o se largue.

Claro que no podemos ser felices constantemente. Claro que a veces nos fastidian, no apetece, estamos cansados. Pero vamos, ¿me va a decir alguien que no puedo ir feliz por la vida y convertirlo en hábito?

¡Qué poca apertura mental!

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O qué pedazo de venda en los ojos

Mirad: yo no sé si es fe o engaño. No sé si es truco o magia. Si es ilusión o simple falta de dos dedos de frente.

Lo único que sé es lo bien se está aquí.

Aquí donde el trabajo es hacer equipo con el de al lado, aunque cada uno esté a lo suyo. Aquí donde uno va a comer y resulta que todo está de muerte. Aquí donde el coche hasta casa no es atasco, sino canciones a grito pelado. Aquí donde los lunes implican revivir el domingo con los colegas.

Aquí, donde hace frío, pero al menos no llueve; o donde llueve, pero al menos no hace frío. Aquí donde no es que la peli sea mala: es que es malísima, y me parto. Solo o con los amigos, que son los mejores, porque son los míos. Aquí donde no hay amores no logrados, sino epopeyas hacia un sueño que siempre ha valido la pena.

Y entonces, ¿me va a decir alguien que la felicidad no puede ser un estado, cuando el no serlo solo son cuatro baches en mi camino?

Pues que haga cálculos. Que ponga electrodos. Que grabe vídeos y vuelva a usar grabadoras para darle más retintín. Que me muestre sus evidencias. En Powerpoint. Y que acabe determinando que lo mío es solo optimismo, positividad, estupidez o concatenación de breves instantes de felicidad.

Adelante, que lo haga, a ver si eso le da su felicidad medida en segundos a cronómetro.

Yo me he deshecho de ese reloj hace mucho, mucho tiempo.

En mí, la felicidad es lo único que sigue contando.