Cómo llevar una agenda en condiciones (2): la valoración y el método del ultrasemáforo

En el último post hablamos de lo básico de utilizar una agenda para liderar una buena gestión del tiempo, así como construimos un modelo básico de planificación a través de un horario.

Sin embargo, lo más importante de hacer una agenda de actividad no es el tener una guía de los pasos a seguir, sino la eficacia que supone su cumplimiento. De poco nos vale tener un horario o planning si no se llevan a cabo sus fases o no podemos valorar los resultados. En el desenlace de Cómo llevar una agenda en condiciones os explicaré el funcionamiento del conocido método del semáforo, así como mi propia revisión del método para darle más eficacia: el ultrasemáforo.

El método del semáforo

Una de las técnicas más utilizadas para valorar el cumplimiento de la programación es el visual método del semáforo.

Apenas dos días después de entrar a trabajar hace unos meses me llevé una curiosa sorpresa al ver que, en cuanto a comunicación, utilizaban ese sistema: apenas había pasado mes y medio desde que yo me había confeccionado una agenda a partir del ideado en una especie de ampliación de él.

El método del semáforo es tan sencillo como que cuando se realiza una revisión a partir del cumplimiento de los periodos fijados para la realización de una actividad se le ponga un color según el grado de consecución de la tarea. Si se ha hecho, el verde; si no, el rojo; y si más o menos, el naranja o amarillo (el ambar), que pasará a verde o rojo si se completa con cierta prontitud o no.

Véamoslo en el ejemplo de antes:

Como podemos ver, ha hecho todo menos ver Black Mirror y reunirse con Juan y María. Parece ser que en el caso de la reunión con Juan, algo ha surgido que le ha impedido ir, mientras que en la de María seguramente ha ido pero ella no estaba, con lo cual queda pendiente que ella le diga que no pudo o lo acuse de no presentarse para saber si pasa a verde o rojo.

El método —insisto, muy extendido y manejable— es simple y cómodo, pero cuando yo llegué a estas alturas elaborándome mi agenda, este nivel no me pareció más que un paso intermedio hacia el sistema de verdad. Dado el parecido, lo he venido a bautizar hace unos diez minutos como el método del “ultrasemáforo”, por ir más allá de este.

Método del ultrasemáforo

Imaginemos que el lunes de nuestro ejemplo, por alguna razón, no podemos estudiar Estadística y nos ponemos a hacerlo con Gestión, dejando la otra asignatura para el espacio de esta misma. Según la teoría del cronograma, habríamos incumplido ambas, quedando en rojo. “No, es que las hemos intercambiado”. Así pues, empezarían los movimientos y las chapuzas en el horario: que si cambiamos este por este, que si este era media hora más, bueno, qué le vamos a hacer, habrá que ponerlo en verde, y demás.

No. Os estáis cargando el método. No lo hagáis.

El método del ultrasemáforo incorpora dos recursos más: el asterisco y los colores azul y fucsia.

Y aquí paso a hacer copia y pega de las notas que me hice cuando lo monté el año pasado:

• “En caso de que se cumpla, el cuadrado se teñirá de verde.
• En caso de que hagamos el vago y no se haya hecho ese trabajo, se teñirá de rojo.
• Si alguno rojo lo arreglamos en un espacio vacío, como la tarde o la noche, lo dejamos en azul para hacerlo ver como arreglado, y el de la tarde se pone en verde. De poner los dos en este color, habría doble contabilización a la hora de valorar.
• En caso de que hagamos alguna actividad correspondiente a un momento posterior del planning en el tiempo asignado a otra, lo dejaremos en naranja y sustituiremos la planificación del evento posterior por aquella a la que le hemos robado tiempo, escribiéndolo después de la planificación original en el cuadrado (asterisco) y nunca borrando la original. En caso de que al llegar ese momento, no se haga la actividad que toca, sino otra útil, ese cuadrado irá a naranja también, indicando que vale, pero que no se siguió el plan; si se hace la nueva programada, tanto el anterior como esta irán a verde; si no se hace nada, el primero permanecerá naranja y el no hecho pasará a rojo, como de costumbre.
• Festivos en fucsia.”

Veámoslo con el ejemplo, algo simplificado para que se vea claro:

• El lunes a primera hora se estudió Estadística, así que a verde.
• El lunes a media mañana no se hizo nada útil, cuando había que reunirse con Pepe, así que a rojo.
• El martes había que estudiar estadística, pero se estudió Mates, así que se puso debajo con el asterisco y también con él se sustituyó un cuadro de Mates por uno de Estadística, en este caso el miércoles, permaneciendo en naranja el del martes.
• El miércoles no se hizo nada, en vez de estudiar Estadística. A rojo, y el del martes se queda en naranja.
• El jueves había que estudiar Gestión a primera hora, pero no se hizo, sino a la tarde, en lo que era un espacio en blanco. El horario en el que se realizó, en este caso por la tarde, va a verde. El horario previo se queda en azul, para evitar doble contabilización.
• El viernes se hizo lo del sábado, poniéndolo debajo y dejándolo en naranja. El sábado se hizo lo del viernes, poniéndolo debajo. Hechas las dos cosas, pasan ambos a verde.
• En cuanto a cosas sin prioridad o importancia, como dormir el lunes por la mañana, se dejan en blanco, ya que no es una actividad que interese dentro del horario. Realmente, es una hora libre más, no tiene sentido ponerle nada. Caso similar es el de Black Mirror si no tiene importancia o hay prisa por ver el capítulo.

Medir los resultados

Una de las claves del funcionamiento de la agenda. Se siga el método que se siga, de poco vale si no se puede observar si funciona.

Podemos fijar más o menos el grado de éxito a partir de decir el número de cuadraditos en verde necesarios para obtener el éxito según nuestra exigencia.

Un horario como el de arriba es tremendamente exigente. Apenas hay espacios libres, y ni siquiera podemos tirar de horarios secundarios como la tarde o el sábado para regularnos.

Este tipo de agendas es más susceptible de buscar que se cumpla la totalidad del cometido, ya que hay una barbaridad de huecos para utilizar si algo no se hace en su hueco.

Yo uso dos métodos básicos para medir el grado de cumplimiento, por número o por porcentaje, pero en ambos hay que contabilizar el total de actividades a realizar, los cuadrados ocupados. En el inmediatamente superior, por ejemplo, hay 7 huecos ocupados.

Mediante el método de por número, se puede fijar el éxito, por ejemplo, en el conseguir dejar en verde 6 de 7. Mediante el método por porcentaje, pongamos que queramos el 85 por ciento, pues número total por 0,85 y estamos en los mismo.

Una vez ya expertos, podemos meter un grado máximo en las actividades de cumplimiento obligado y menor en las otras. No conviene utilizar las obligadas para facilitar la consecución del objetivo. Por ejemplo, si de las anteriores 7, 5 son obligatorias y las íbamos a cumplir sin agenda, de poco nos vale poner como objetivo un 5 de 7.

De lo que se trata es de que, conforme lo vayamos aplicando, cumplamos lo previsto y mejoremos si hay margen.

5 últimos consejos:

1. Intentar que en el planning aparezcan los menores huecos blancos que no se puedan utilizar. Por ejemplo, en el anterior post veíamos que aparecían cosas como “Examen de Mates” en el horario. Como acabamos de decir, no es interesante que las cosas de obligado cumplimiento aparezcan, porque genera sensación de estar haciendo las cosas bien, cuando la agenda se utiliza precisamente para el realizar más cosas de las que en muchos casos no se harían. No son nuestro objetivo. Pudiendo ser, este tipo de actividades no deberían aparecer en el horario y, en caso de hacerlo, es mejor no utilizar con ellas los colores, dejándolas en blanco o un color distinto como el gris para que no se contabilicen.
   Tampoco interesa considerar actividad aquello que hacemos en nuestro tiempo libre, sin obligación o plazos y con gusto: eso lo haremos sin necesidad de agenda en los periodos libres, como pueden ser los findes, la noche, las tardes o incluso la mañana, según la persona.

2. Tratar de dejar algún espacio en blanco al confeccionarlo. Los imprevistos aparecen. Si, como en el ejemplo, uno puede tirar de zonas libres como la tarde para hacer cosas que en el horario básico no puede, sí puede ser interesante llenar este, pero si el horario es limitado (por ejemplo, solo poder estar 8 horas diarias en un sitio, como puede ser una oficina), compensa dejar un hueco libre para tener acceso a meter cosas que no hayamos podido hacer en el horario fijado. Si no hace falta tirar de él, se puede utilizar para avanzar en algo, lo cual nos puede dar un cuadrado verde más si lo utilizamos bien.
3. No planificar periodos fuera de control. Si uno está en una época de inestabilidad, difícilmente se podrá organizar horario para meses. Cuanto más se repita el cronograma, mejor se adopta una rutina de desempeño, pero programar a un plazo que no controlamos no suele ser útil.
4. No mover demasiadas actividades. Un día nos puede apetecer hacer más una que otra, sentirnos más capacitado o vernos obligados, pero estar moviendo de un lado para otro las tareas y poniendo asteriscos y más asteriscos para adaptarlo suele acabar en desastre. Hay que tratar de seguir el guion fijado.
5. Ser ambiciosos y cumplidores con los criterios de medición. Si podemos aspirar al 9 de 10 de cumplimiento, no nos conformemos con un 7. Tratemos de no contar los naranjas: no son verdes por algo. Y tampoco nos excusemos cuando no lleguemos: una semana puede pasar, pero no todas.

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Y con esto llegamos al final de este episodio sobre la agenda. ¿Qué opinas del sistema?

Cómo llevar una agenda en condiciones (1): lo básico

Valga la redundancia, ser un buen gestor de tiempo es uno de los grandes activos en la sociedad de la falta de tiempo. Saber priorizar, un buen cálculo de lo que lleva hacer cada cosa, el correcto encadenado de tareas para no desperdiciar minutos en medio o la lucha eficaz contra el estrés o los llamados “ladrones de tiempo” son algunos de los grandes puntos a la hora de hablar de un buen gestor. Uno de los más fácilmente trabajables es la utilización de una agenda.

Para no atiborrar de información, dividiré este post en dos para enseñaros mi método personal de agenda, que recomiendo especialmente a aquellos con libertad de confeccionar su horario.

Definición de agenda

En gestión de tiempo, la agenda es un instrumento de organización y planificación para la correcta ejecución de una tarea en un plazo determinado.

La agenda puede abarcar desde horas a años, siendo muy importante la adecuación de su temporalidad a la eficacia. Es decir, si intentamos aprobar un curso universitario, difícilmente será útil confeccionarla con una división por meses, cuando dentro de un mismo habrá que realizar multitud de tareas.

Elección de actividades y presupuesto de tiempo

El primer paso debe ser, siempre, la elección de las actividades a incluir y el tiempo estimado de cada una.

A la hora de elegir qué acciones vamos a poner en nuestra agenda, lo principal es que sean lo más concretas posibles.

Por ejemplo, si cada semana tenemos que atender a doña María, a don Pepe y a don Juan, no será tan interesante poner en la agenda “reunión con cliente” como puede serlo “reunión con María”, “reunión con Pepe” y “reunión con Juan”. Si tenemos examen de Matemáticas el jueves y de Estadística y Gestión el viernes, nos interesa mucho más “Estudiar mates”, “Estudiar Estadística” y “Estudiar Gestión” que “Estudiar”.

Cuanto más acotemos la función, más fácil será que la realicemos. En posteriores apéndices ya nos encargaremos de dar soluciones a los posibles imprevistos.

Una vez tenemos la función clara, hay que intentar fijar lo más posible su duración. Esto ya entra más en otros episodios de gestión del tiempo, pero la facilidad es más alta cuando la actividad tiene de por sí un tiempo fijado (ver capítulo de Black Mirror dura 50 minutos) o se trata de un proyecto sin límite de tiempo, .

No hablamos tanto de lo que nos va a llevar en la totalidad de programación como lo que nos va a llevar por horario. Si nuestra agenda es semanal, el ejemplo de los clientes es fácil: una reunión con cada uno por semana es una actividad o cuadradito por semana. Sin embargo, en el ejemplo de los exámenes, aunque uno puede llevarnos 6 horas de estudio, seguramente no vayamos a hacerlas seguidas, con lo que nos interesa más decir que cada examen nos llevan 3 actividades de dos horas en una semana.

En el presupuesto de tiempo es interesante contar también con el tiempo que lleva el cambio de actividad (poner el capítulo y meterse en la siguiente actividad cuando acaba) o actividades de cortísima duración que no se ponen en la agenda, pero se saben seguras, como atender una llamada de información de un cliente por hora, por ejemplo.

Construcción del cuadro

Una vez tenemos claro el tiempo que vamos a dedicar a cada actividad, es necesario priorizarlas y fijar si hay alguna prescindible. Según las bases de la gestión del tiempo, la prioridad se debe marcar a partir de los de mayor importancia y urgencia a los que menos.

En el caso anterior, por ejemplo, se entienden como actividades intocables las reuniones y los dos exámenes. Estudiar suficientes horas las 3 asignaturas es importante. Ver Black Mirror y las horas libres sería algo prescindible.

A partir de ahí se pasaría a elaborar el cuadro, horario, agenda o cronograma, según más convenga llamarlo.

Mi consejo es, de nuevo, que los periodos no sean muy largos. Cuanto más breve, más preciso, aunque más probabilidad de imprevistos.

El seguramente más usable es el que yo llamo semanal, por reflejar una semana, aunque realmente tiene forma de horario. Muy típico de los de clases en nuestra época de estudiantes, para nuestro ejemplo con las reuniones, los exámenes y la serie es perfecto. Si por ejemplo hablamos de actividades en las que durante un día hacemos siempre lo mismo, tal vez otros modelos como el mensual (por días y semanas) sean mejores. En caso de labores estratégicas, cada cuadradito podría ser un mes perfectamente.

En mi opinión, lo importante es que tratemos de que cada actividad se corresponda con un cuadrado. En el momento en que empecemos a meter varias en el mismo recuadro, comenzarán los problemas de eficacia. Compensa mucho más partir los horarios en otros más pequeños.

En la agenda superior podemos ver cómo para no juntar las reuniones de Pepe y María en el mismo recuadro se ha dividido el horario en 4 periodos de tiempo en lugar de los tres iniciales (8/10, 10/12 y 12.15/14.15). Esto es clave, porque de producirse la reunión con María, pero no con Pepe, el método de comprobación de resultados clave para la eficacia del método que veremos en el próximo post se volvería ineficiente.

Si dos actividades idénticas se producen seguidas sin interrupción de por medio es posible combinar celdas como arriba se ha hecho, pero esto también habrá de ser tenido en cuenta a la hora de cuantificar el resultado. Yo no lo recomiendo.

¿Y si no hay espacio para hacer todo?

Es un caso demasiado frecuente y para ello, la clave está en el buen presupuesto de tiempos y la buena priorización de la que hablamos arriba.

Si bien es cierto que las actividades suelen llevarnos un poco más de lo que pensamos siempre, si le damos demasiado tiempo a una y desaprovechamos el sobrante nos encontraremos con lagunas de efectividad, que en casos de falta de tiempo nos acabarán matando. Si lo que realmente pasa es que no hay tiempo material (espacios libres), hay que tirar o bien de ampliación de horario —lo cual a veces no puede ser— o de priorización, restando horas a las labores menos acuciantes.

En el ejemplo y si hablamos de establecer prioridades a la hora de hacer el horario, la obligatoria reunión semanal con los tres clientes y los exámenes serían intocables por importancia. La reducción de horas de estudio de alguno de los exámenes sería la segunda opción, ya que lo primero en caer sería Black Mirror, considerada falta de urgencia e importancia para el modelo. De hecho, como veremos en el siguiente post (en un par de días), no conviene incluir el ocio que no consideremos obligado en este tipo de plannings: el día, en principio, tiene más horas que las del horario.

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En el siguiente post, el funcionamiento de mi método de agenda.

Decadencia y muerte de las First Dates

Pasaba ayer por delante de una atractiva pareja de jóvenes, sentada a un banco del centro de mi ciudad. Físicamente —valga el prejuicio—, tal para cual.

Él le preguntaba si “eso” no era “tal”, a lo que ella respondía que “no”, que esa era “en la tercera saga”, que en “la de los 70” era “otra cosa”. El chico asentía y sonreía entre la frustración y la incomodidad.

Qué jodido es, a día de hoy, tener primeras citas.

Me siento viejo y acabado; achacoso. Mi antigua amodestia física ha pasado a convertirse en un “No te preocupes: para lo que lo usas…”. Ya no creo demasiado en el clásico modelo de una primera cita cuando sé que todo está dicho por Direct o WhatsApp. Ya no espero poder vivir eso de conocer a alguien una mañana e invitarle a tomar algo.

Murió hace mucho.

Sin embargo, sea por el programa de Sobera en el que vemos a varias parejas de desconocidos tener una primera cita ante las cámaras o por una nostalgia de tiempos pasados impropia de un chaval de solo cuarto de siglo, lo de las «first dates» lleva un par de meses llamándome la atención.

No tardé ni cinco pensamientos en darme cuenta de que el concepto está fastidiado.

Al contrario que el programa: viento en popa

Si hay ganas de comer y espacio para hacerlo, la cosa está chupada: la risita en el silencio llega rápido y el abalanzamiento (¿abalance? ¿abalorio? ¿avalancha?) se produce sin mayor problema, pero… ¡ay como la conversación tenga que hacerse protagonista!

En primer lugar, porque a la hora de establecer conversación con desconocidos, tiramos de temas manidos que, o bien nos resultan incómodos o bien nos la lían mucho:

—¿A qué te dedicas?

—Estudio Historia. ¿Y tú?

—Veterinaria.

—Ah… —Silencio incómodo—. ¿Qué tal lo de meter el brazo en vacas?

No.

Cuando no tenemos más que una idea general de la profesión del otro, hablar de trabajo no funciona bien. Además, puede derivar en todo un clásico: el empezar con la política o “lo mal que está todo”. Que puede hacernos empatizar, sí. Pero en un plano de cabreo y bajada de ánimos que no viene bien en absoluto.

Participante de First Dates ríe profusamente tras ordenar a su perro arrancarle la nariz a su cita. Él acaba de decirle que «si estás parada es porque quieres».

Quedémonos con lo de no dominar el tema en el que el otro es experto y llevémoslo al plano de las aficiones. Antiguamente, hablar de música y películas era una opción de lo más común y útil; a día de hoy, es una bomba de relojería.

La enorme variedad de entretenimiento a la que optamos y los nuevos medios —como la televisión a la carta o el visionado por internet— han hecho no solo que el que coincidamos en un producto de entretenimiento sea complicado, sino que de coincidir, un miembro suela estar a un nivel más que el otro:

—¿Ves Strange Things?

—No. ¿Tú True Detective?

—No, la tengo ahí aparcada. ¿American Horror Story?

—No me va mucho… —Se le enciende la bombilla—: ¿Juego de Tronos…?

—¡Claro! ¡Empecé ayer, llevo cuatro!

—(Principiante… ¬¬)

Tanto con la música como con las películas pasa algo por el estilo: el entretenimiento ha pasado a dividirse y especializarse tanto que el antiguo perfil común de espectador mainstream que veía lo que ponían en la tele ha pasado a un segundo plano, creando gente con un dominio altísimo sobre ciertas series y sagas que nadie en su entorno ve. Esto suele generar comportamientos de superioridad al hablar del producto que domina y de completa falta de interés e incomodidad cuando le hablan del que no. La escena de la pareja en el banco a principio de post, todo una muestra de ello.

No te preocupes, Diana: es bastante frecuente que nadie aguante a nadie

La razón por la que nos tenemos sentados uno frente al otro suele ser un buen recurso.

Por ejemplo, “nos ha presentado un colega, vamos a ir por ahí”. Hablar de otros es un clásico en todo tipo de conversaciones de ambiente informal. Aunque claro, en una primera cita, los datos que das sobre tu amigo suelen medirse bien por un posible fracaso. ¿Qué quiere que sepa el otro? ¿Qué sabe realmente de mi colega? Lo más probable es, pues, que el tema se extinga rápidamente tras un par de halagos a la celestina, o que se trate de llevar a más conocidos comunes que —dado que no conocíamos la relación antes— hacen dominar a las posibilidades de que no se lleven, se caigan mal o no favorezcan nuestra imagen frente a la de que sea todo un acierto.

Si —otro ejemplo— estamos tomando algo con alguien que acabamos de conocer en una charla sobre termodinámica o introducir el brazo en vacas, la cosa suele ser mucho más sencilla. Está claro que la afición suele ser común y a partir de ahí fluyen bien temas como si con los dedos extendidos o el puño cerrado, o cómo fue su primera vez (en el interior de una ternera gallega), así como lo bien o mal que lo hizo el ponente de la conferencia.

Quizás es por eso que muchas relaciones salen de este tipo de situaciones: del haber compartido una experiencia de la que habéis salido airosos juntos.

Ir al cine en una primera cita está desfasado y la mayor parte de autores lo ven poco recomendable. Sin embargo, antiguamente tenía una defensa bastante lógica: generar una experiencia común. Además de tenerla a oscuras con la mano junto a la tuya y evitar charlas que se carguen la cita, claro.

La experiencia común seguramente sea (más allá de la atracción sexual) la clave del funcionamiento de una primera cita.

Habiéndonos cargado el atractivo de la conversación barata y de libro, así como las aficiones en común, el tiempo libre y la necesidad de tener pareja, vivir fuertes experiencias juntos de las que salir reforzados y que permitan alcanzar los besos y el sexo que luego vuelvan más satisfactorias las conversaciones es la realidad del éxito en una primera cita actual.

La primera cita romántica ha muerto. Larga vida al meter brazos en vacas.